Как вести историю изменения цен в прайсе

Чтобы восстановить прошлую цену и понять причину изменения, храните один рабочий прайс, отмечайте проверенные версии и ведите короткий журнал правок. Копии с названиями «финал» и «финал-новый» не объясняют, что именно поменялось и какой файл уже получили покупатели.

Отделите рабочий файл от проверенной версии

Выберите таблицу, в которой команда редактирует ассортимент. Перед крупным обновлением сохраните контрольную копию или отметьте текущую версию. Дайте ей понятное имя, например «Прайс перед обновлением 20 октября». Это условный пример названия, а не обязательный формат.

В Google Таблицах можно просматривать историю и присваивать версиям названия. Для просмотра истории нужны права редактора. В Excel для Microsoft 365 панель «Показать изменения» помогает увидеть автора правки, время и прежнее значение ячейки. Доступность функции проверьте в своей версии приложения; не считайте любой локальный файл полноценным журналом.

Записывайте причину, а не только новую цифру

На отдельном листе достаточно шести полей:

• дата изменения;
• артикул или другой однозначный код товара;
• прежняя цена;
• новая цена;
• причина;
• кто проверил изменение.

Условный пример: 20 октября, товар C-014, 350 ₽ → 380 ₽, «изменилась стоимость комплектации», проверила Анна. Внутреннюю причину и имя проверяющего не нужно переносить в покупательский каталог.

Указывайте валюту и единицу продажи: сравнение 350 ₽ за штуку с 380 ₽ за упаковку ничего не говорит об изменении цены. При смене комплектации запишите это отдельно. Такой журнал полезен даже там, где уже есть история ячеек: он объясняет деловую причину правки.

Проверьте результат перед отправкой

Сверьте изменённые строки с журналом. Убедитесь, что цена относится к правильному товару, сохранены единицы продажи и не затронуты соседние позиции. При массовой замене цен особенно важно проверить порядок строк: сортировка таблицы могла измениться.

Затем откройте именно тот файл или каталог, который увидит покупатель. Не отправляйте ссылку на внутреннюю таблицу с закупочными ценами и комментариями.

Если используете МойПрайс, изменение исходного Excel-файла не обновляет каталог автоматически. Перенесите правки, сохраните прайс и заново откройте покупательскую ссылку. Подробности есть в инструкции по работе с Excel-прайсом.

Для уже полученной заявки проверяйте согласованную с покупателем версию условий отдельно. Текущий прайс сам по себе не объясняет, какую цену клиент видел раньше.